Офіс-менеджер

«Конвіктус» – це неурядова організація, яка працює у трьох країнах світу – Швеції, Естонії та Україні, надаючи підтримку уразливим верствам населення для покращання якості їхнього життя та здоров’я. Діяльність організації в Україні бере початок із 2006 року. Вже більше 10 років «Конвіктус» є надійним партнером державних установ та громадських організацій у реалізації програм протидії ВІЛ-інфекції, туберкульозу, іншим соціально небезпечним хворобам, реінтеграції колишніх ув’язнених у суспільство та надання допомоги жінкам, які постраждали від насильства.

 ОСНОВНІ ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

• Ведення документообігу Організації, ведення ділової переписки; робота з вхідною та вихідною документацією
• Участь у написанні проектних заявок Організацією
• Підготовка звітів, листів, статтей та інших документів
• Офісний менеджмент: забезпечення працівників офісу необхідними канцелярськими та іншими матеріалами необхідними для роботи; аналіз і визначення потреб у матеріально-технічному забезпеченні й обслуговуванні офісу; організація отримання кореспонденції за юридичною, поштовою і фактичною адресами та інше
• Розвиток підходу «зелений офіс»; створення затишку та комфорту в офісі
• Координація роботи прибиральника та забезпечення належного утримання та експлуатації приміщень офісу відповідно до правил і норм санітарії
• Координація роботи системного адміністратора/IT менеджера Організації
• Організація робочих зустрічей персоналу, партнерів та керівника Організації (логістичне забезпечення, надсилання запрошень, повідомлень, підготовка необхідних документів)
• Взаємодія з партнерами організації: листування, звітність, організація зустрічей.
• Організація відряджень працівників (замовлення квитків, готелю та інше).
• Письмовий та усний переклад (англійська/українська/російська мови).
• Організація процесу проведення закупівлі всіх необхідних матеріалів для здійснення проектної діяльності та роботи офісів Оранізації.
• Виконання доручень та розпоряджень керівника Організації.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

• Вища освіта в сфері менеджмента/  адміністрування / журналістики/ соціальної роботи/ філології / реклами / зв’язків з громадськістю/іноземні мови, інше.
• Досвід адміністрування різних робочіх процессів
• Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року
• Вміння парцювати в мультизадачному режимі
• Знання основ ділового листування та спілкування
• Вільне володіння англійською мовою (усна та письмова для ділових перекладів, рівень ADVANCED)
• Особисті якості та навички: системне мислення, високий  равень особистої самоорганізації, вміння організувати та структурувати свій робочий час, вміння розставляти приорітети, наявність активної життєвої позиції, високий рівень відповідальності, увага до деталей, неконфліктність, уміння ефективно працювати в умовах часових обмежень і великої кількості пріоритетів і проектів, уміння швидко знаходити необхідну інформацію, вміння працювати в команді.

МИ ПРОПОНУЄМО:

• Офіційне оформлення
• Графік роботи: ПН-ПТ з 09:00 до 18:00
• Конкурентний рівень доходу.
• Професійний і захоплений своєю справою колектив
• Цікаву та динамічну роботу в дружній команді
• Можливість реалізувати і розвивати себе.

 Направляйте Ваше резюме та мотиваційний лист  на електронну адресу

vacancy@convictus.org.ua до 30.05.2018 року включно